3.신입 때 알았더라면 좋았을 보고서 잘 쓰는 법 / 신가영 지음

 

📕 신입 때 알았더라면 좋았을 보고서 잘 쓰는 법 / 신가영 지음

1장 방향이 잡힌, 잘 만든 보고서

  가.한 번에 통과되는 보고서는 뭐가 다를까

    1.보고 지시를 받으면 파악할 3가지 : ①최종 보고 대상 ②보고의 목적 ③마감 기한
    2.보고 받는 사람의 지시 의도를 파악한다.

 

  나.보고 의도 파악의 첫 번째, 보고받는 사람 파악하기

    1.보고서 작성 프로세스 : 의도 파악 > 메시지&구성 잡기 > 자료 수집 > 시각화
    2.보고받는 사람의 특징 파악 : ①프로젝트 내 역할? ②배경지식? ③직책? ④보고 스타일?

 

  다.보고 의도 파악의 두 번째, 보고의 목적 파악하기

    1.보고서의 목적 : 설득 or 공유
    2.팩트 공유 + 대응방안 제시 등 실무자 의견

    3.개선책 마련을 위해서는 근본적인 원인 파악이 중요

  라.보고 의도를 완벽하게 파악하는 방법, 중간보고

    1.보고 의도를 정확히 파악하는 2가지 방법 : ①업무 지시를 받자 마자 ②보고서 구상 후

    2.어떤 목적인지, 누구를 대상으로 보고되는지, 마감기한을 확인한다.
    3.중간 보고를 통해서 보고 받는 사람과 보고서의 방향성을 합의하고 점검한다.
       의사소통이 어려운 이유는 보고받는 사람이 원하는 것을 보고하는 사람이 한 번에 알아듣기 어렵기 때문.

       상대방의 머릿속 구상을 한 번에 딱 파악해서 보고서를 만드는 것은 거의 불가능하다.

 

 

 

 

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2장 헷갈리지 않는, 명확한 보고서

  가.보고 의도에 맞춘 메시지 도출하는 방법

    1.메인 메시지 : 보고서에서 전달하고자 하는 주장, 사실, 의견을 1~2줄로 요약한 것
    2.보고서에 적합한 좋은 메시지의 특징
        ① 전체 문서를 포괄
        ② 구체적이고 명확
        ③ 단순히 남의 의견을 넣어서는 안 됨
        ④ 감정적인 표현은 제거
        ⑤ 메인 메시지는 한 가지 내용만을 포함

 

  나.수십 수백 장이 한 목소리를 내도록 스토리라인 짜는 법

  다.내가 쓴 보고서가 까이는 이유

     1. 두괄식으로 작성한다.
     2. 아무리 중요한 내용이라도 메시지와 직접적으로 관계없는 내용은 뺀다.
     3. 예상 질문을 보고서에 포함시킨다. ex.실적의 원인

 

 

 

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3장 반박할 수 없는, 탄탄한 보고서

  가.신뢰성과 논리성 높여줄 탄탄한 자료를 선별하는 요령

      1.탄탄한 자료의 네 가지 특성 : 신뢰성, 충분성, 정확성, 적합성
         ① 중간에 빠져있는 데이터
         ② 단위가 정확한가?
         ③ 특별하게 튀는 데이터가 있는가?
         ④ 글자나 숫자가 깨져있는가?

  나.똑똑하게 자료를 관리하는 요령 : 필요한 자료 누락 없이 리스트업하기

  다.구글링 팁

• "검색어" : 특정 단어를 반드시 포함
• 검색어1 -검색어 2 : 특정 단어 제외
• 검색어1 or 검색어2 : 복수의 검색 결과를 한 번에 확인
• 검색어1 and 검색어2 : 복수의 검색어 모두 포함
• 검색어*검색어 : 중간 단어가 생각 안 나는 경우 
• 투명이미지 검색 : 검색 도구에서 색상을 투명으로 선택
• 검색어 filetype: 파일형태 : 특정한 파일 형태의 검색 결과

 

* 참고 사이트

구글 검색 명령어 총정리 2024 - 구글링 잘하는 법

 

 

 

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4장 한눈에 읽히는, 깔끔한 보고서

  가.깔끔해 보이는 슬라이드의 기본 원칙! 레이아웃, 통일성, 가독성
  나.텍스트보다 간결하게! 메시지 유형별 시각화 방법

    1.메시지를 효과적으로 시각화하는 6가지 유형
        ① 프로세스 : 시간의 흐름
        ② 겐트차트 : 일정
        ③ 추세 : 시간에 따른 경향성
        ④ 원차트 : 비중, 비율
        ⑤ 막대그래프 : 수량, 크기 비교

  다.그래프 작성 시 이것만은 꼭 지키자

• 꺾은선 그래프는 추세/추이를 가장 잘 보여줌.
• 그래프 상단에 여백 20~25% 주기
• 선이 여러 개인 경우 범례명은 선 끝 바로 옆에 위치, 
• 레이블은 선 색과 동일한 색으로 쓰되 다른 레이블과 겹치지 않게 설정
• 선 개수 최대 4개, 4개 초과 시 기타로 분류
• 한 표 내에서 여러 종류의 표식 사용 지양

 

  라.본격적으로 PPT 작업 시작하기

 

    1.PPT 단축키

① 정렬	② 서식 복사	③ Shift 활용	④ Ctrl 활용	⑤ 그룹
Ctrl+L : 왼쪽정렬 Ctrl+R : 오른쪽정렬 Ctrl+E : 가운데정렬	Ctrl+Shift+C: 서식 복사 Ctrl+Shift+V: 서식 붙여넣기	Shift+방향키: 크기 변경 Shift+마우스 드래그 : 비율 고정&크기 변경	Ctrl+마우스 드래그 : 복사	Ctrl + G : 그룹 지정 Ctrl + Shift + G : 그룹 해제

 

      2.정렬, 맞춤 기능은 빠른 실행 도구 모음에 추가해둔다.
      3.슬라이드 마스터에서 글꼴 사용자 지정을 해둔다.

 

  마.워드·엑셀·이메일·메신저, 프로처럼 보이는 양식별 보고법

     1. 워드or한글 작성법
         ① 눈금자를 활용해 항목별 들여쓰기 2칸
         ② 첫 번째와 두 번째 항목 제목에다 볼드 처리 후 폰트 2pt 크게 작성
         ③ 고딕폰트/ 11pt 이상 / 줄간격 1.2
         ④ 문장이 길어지는 경우 단어 끝 고려하여 Shift + Enter 줄바꿈
         ⑤ 본문은 1~2장 이내로 두괄식 작성, 나머지는 첨부 자료

      2. PPT만큼 예쁘게 엑셀 작성하는 법
         ① 높이 35픽셀, 숫자 우측 정렬
         ② 테두리 넣지 않기
         ③ 최종 파일에 눈금선 없애고 제출

 

 

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